Politica de confidențialitate

Prezenta Politică de Confidențialitate („Politica”) descrie modul în care M&R Freight Market SRL („M&R Freight Market”, „Societatea”, „noi” sau „Operatorul”) colectează, utilizează, stochează, protejează și, după caz, transmite date cu caracter personal în legătură cu website-ul și platforma digitală M&R Freight Market („Platforma”).

M&R Freight Market este o platformă digitală B2B destinată facilitării contactului și colaborării directe între transportatori, producători, expeditori și operatori de depozitare sau logistică.

Operatorul datelor cu caracter personal:

M&R Freight Market SRL

E-mail: support@mr-freightmarket.com

Pentru întrebări referitoare la protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația aplicabilă, ne puteți contacta la adresa de e-mail indicată mai sus.

Prezenta Politică se aplică împreună cu Termenii și Condițiile de utilizare și Politica privind Cookie-urile și Tehnologiile Similare.

Prezenta Politică se aplică persoanelor fizice ale căror date sunt prelucrate în legătură cu Platforma, inclusiv:

• reprezentanților legali și administratorilor companiilor înregistrate;
• persoanelor împuternicite să creeze sau să administreze conturi;
• angajaților și colaboratorilor companiilor utilizatoare;
• persoanelor de contact indicate în anunțuri, mesaje sau documente;
• persoanelor care transmit sesizări, solicitări sau reclamații;
• vizitatorilor website-ului;
• altor persoane ale căror date sunt furnizate în mod legitim în contextul utilizării Platformei.

Deși Platforma este destinată relațiilor comerciale între companii, informațiile care identifică sau permit identificarea unor persoane fizice reprezintă date cu caracter personal și sunt protejate conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”).

În funcție de serviciile utilizate și de interacțiunea cu Platforma, putem prelucra următoarele categorii de date.

3.1 Date de identificare și contact

Nume, prenume, funcție, calitate în cadrul companiei, adresă de e-mail, număr de telefon, imagine de profil și alte informații furnizate la înregistrare sau în cadrul utilizării Platformei.

3.2 Date privind companiile și reprezentanții acestora

Denumirea companiei, identificatori fiscali și comerciali, sediul social, punctele de lucru, domeniul de activitate, țara de înregistrare și datele persoanelor autorizate să reprezinte compania.

Datele referitoare exclusiv la o persoană juridică nu constituie, prin ele însele, date cu caracter personal. Totuși, informațiile referitoare la reprezentanți, angajați sau colaboratori sunt protejate conform legislației aplicabile.

3.3 Documente necesare verificării companiilor

Pentru verificarea autenticității informațiilor și prevenirea utilizării frauduloase a Platformei, putem solicita, în funcție de categoria companiei și de situația concretă:

• documente de identitate ale reprezentanților sau persoanelor împuternicite;
• împuterniciri și documente privind dreptul de reprezentare;
• certificate de înregistrare și alte documente oficiale ale companiei;
• licențe și autorizații relevante pentru activitatea desfășurată;
• documente privind asigurările;
• extrase bancare sau documente justificative privind titularul contului;
• documente privind sediul, punctele de lucru sau desfășurarea activității;
• alte documente relevante pentru verificarea solicitată.

Nu toate aceste documente sunt solicitate fiecărei companii.

Datele colectate sunt limitate, în măsura posibilului, la informațiile necesare scopului verificării.

Documentele transmise în cadrul verificării nu sunt afișate public și nu sunt puse la dispoziția celorlalți utilizatori ai Platformei.

3.4 Date privind activitatea în Platformă

Putem prelucra informații generate prin utilizarea serviciilor, inclusiv:

• anunțuri de transport și de disponibilitate;
• informații privind rutele, încărcările, descărcările și operațiunile logistice;
• mesaje transmise prin sistemul intern de comunicare;
• evaluări și ratinguri acordate utilizatorilor;
• solicitări, tichete de suport și sesizări;
• informații privind incidentele raportate;
• istoricul interacțiunilor și al activităților relevante.

Aceste informații pot conține date personale atunci când includ nume, date de contact sau alte elemente care permit identificarea unor persoane fizice.

3.5 Date privind abonamentele și facturarea

Putem prelucra informații referitoare la abonamentele contractate, perioada de acces, facturi, situația plăților pentru serviciile Platformei și persoanele de contact responsabile de facturare.

Pentru emiterea și administrarea facturilor utilizăm SmartBill.

M&R Freight Market nu procesează prin Platformă plățile aferente contractelor de transport încheiate direct între utilizatori.

3.6 Date tehnice și de securitate

Putem prelucra adrese IP, informații despre browser și dispozitiv, identificatori tehnici, jurnale de autentificare, evenimente de securitate și date necesare identificării erorilor sau prevenirii accesului neautorizat.

Autentificarea utilizează tokenuri gestionate prin mecanisme de stocare locală în browser, cu o valabilitate de maximum șapte zile pe server, potrivit configurației tehnice a Platformei.

3.7 Date din comunicările cu noi

Putem prelucra datele transmise prin e-mail, prin sistemul de suport sau prin alte canale de comunicare utilizate efectiv de Societate.

Acestea pot include date de identificare, date de contact, conținutul solicitărilor și documentele furnizate pentru soluționarea acestora.

Prelucrăm datele cu caracter personal numai atunci când există un temei juridic aplicabil, conform articolului 6 din GDPR.

Întrucât Platforma este destinată companiilor, contractul de utilizare poate fi încheiat cu o persoană juridică.

În asemenea situații, temeiul executării contractului nu se aplică automat tuturor angajaților sau reprezentanților companiei. Prelucrarea datelor acestora poate avea la bază interesul legitim sau un alt temei juridic aplicabil.

Atunci când ne bazăm pe interesul legitim, urmărim ca prelucrarea să fie necesară și proporțională în raport cu scopul urmărit, ținând cont de drepturile și libertățile persoanelor vizate.

M&R Freight Market poate verifica informațiile furnizate de companiile care solicită acces la Platformă, pentru a reduce riscurile de fraudă, uzurpare a identității, înregistrare neautorizată sau utilizare abuzivă a serviciilor.

Documentele furnizate pot fi analizate de persoane autorizate din cadrul Societății sau de colaboratori care au nevoie de acces pentru realizarea verificării.

Documentele de identitate, împuternicirile, extrasele bancare și celelalte documente justificative nu sunt afișate public.

Verificarea realizată de M&R Freight Market reprezintă o procedură internă de eligibilitate și securitate și nu constituie o certificare oficială sau o garanție privind comportamentul comercial viitor al companiei verificate.

Persoanele care transmit documente sunt rugate să nu includă informații care nu sunt necesare scopului verificării.

Platforma facilitează interacțiunea profesională între companii.

În funcție de funcționalitățile disponibile și de drepturile de acces, utilizatorii autorizați pot vizualiza anumite informații privind companiile, anunțurile publicate și evaluările afișate.

Datele de contact și alte informații personale pot deveni accesibile în contextul interacțiunilor profesionale permise de Platformă.

Documentele furnizate pentru verificarea companiilor nu sunt publice.

Mesajele private nu sunt afișate public.

Sesizările și incidentele sunt gestionate intern și nu sunt publicate într-un registru public al incidentelor.

Accesul personalului autorizat la mesaje, sesizări sau documente poate avea loc atunci când este necesar pentru securitate, investigarea unor reclamații, prevenirea fraudei, îndeplinirea obligațiilor legale sau apărarea unor drepturi.

Utilizatorii trebuie să evite introducerea unor date personale inutile în anunțuri, mesaje sau alte câmpuri ale Platformei.

Platforma poate permite utilizatorilor să acorde evaluări și să raporteze incidente legate de interacțiunile profesionale desfășurate prin intermediul acesteia.

În acest context, putem prelucra informații despre compania implicată, persoanele de contact, comunicările relevante, documentele justificative și circumstanțele incidentului.

Aceste informații sunt utilizate pentru administrarea sesizărilor, prevenirea abuzurilor, protejarea integrității Platformei și, după caz, acordarea asistenței solicitate de utilizatori.

Sesizările sunt gestionate intern, cu acces limitat la persoanele autorizate.

În măsura necesară și permisă de lege, anumite informații pot fi comunicate persoanelor implicate, consultanților juridici, asigurătorilor sau autorităților competente.

M&R Freight Market nu publică sesizările într-un registru public și nu garantează soluționarea disputelor dintre utilizatori.

8.1 Comunicări operaționale

Putem transmite mesaje necesare funcționării Platformei, inclusiv:

• confirmări privind înregistrarea și autentificarea;
• notificări privind verificarea companiei;
• informații despre cont și abonament;
• notificări privind facturarea;
• mesaje privind securitatea;
• răspunsuri la solicitările de suport;
• alte comunicări legate de utilizarea serviciilor.

Pentru transmiterea e-mailurilor tranzacționale utilizăm serviciul Resend.

Aceste mesaje sunt distincte de comunicările comerciale și pot fi necesare pentru furnizarea serviciului sau îndeplinirea obligațiilor legale.

8.2 Comunicări comerciale

Putem transmite informații despre funcționalități noi, servicii, oferte sau alte comunicări comerciale numai în condițiile permise de legislația aplicabilă.

Atunci când este necesar consimțământul, acesta va fi solicitat înainte de transmiterea comunicărilor.

Utilizatorii pot retrage consimțământul sau se pot dezabona prin mecanismele disponibile în mesajele respective ori prin contactarea Societății.

Dezabonarea de la comunicările comerciale nu afectează transmiterea mesajelor operaționale necesare administrării contului.

Platforma utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționare, memorarea preferințelor, autentificare, securitate și analiză.

Google Analytics este utilizat pentru analizarea modului în care este folosită Platforma și este activat numai după exprimarea consimțământului pentru cookie-urile de analiză.

Utilizatorii pot accepta sau refuza cookie-urile opționale și își pot modifica ulterior preferințele prin linkul „Setări cookie-uri”, disponibil în subsolul paginilor Platformei.

Google reCAPTCHA v3 este utilizat pentru protejarea anumitor formulare și acțiuni sensibile împotriva accesărilor automate și abuzive.

Acest serviciu poate implica transmiterea către Google a unor informații tehnice, inclusiv date privind dispozitivul, browserul, adresa IP și interacțiunea cu formularul protejat.

Informațiile detaliate despre tehnologiile utilizate și gestionarea consimțământului sunt disponibile în Politica privind Cookie-urile și Tehnologiile Similare.

Datele cu caracter personal pot proveni:

• direct de la persoana vizată;
• de la compania în numele căreia aceasta utilizează Platforma;
• de la alți utilizatori, atunci când informațiile sunt incluse în anunțuri, mesaje, sesizări sau documente;
• din documentele transmise pentru verificarea companiilor;
• din registre publice și surse oficiale, atunci când sunt consultate în scopuri legitime;
• din sistemele tehnice utilizate pentru operarea și securitatea Platformei.

Atunci când o companie furnizează datele angajaților, colaboratorilor sau reprezentanților săi, aceasta trebuie să se asigure că transmiterea informațiilor este legitimă și că persoanele respective sunt informate în mod corespunzător.

Datele cu caracter personal pot fi accesate sau comunicate, în limita necesară și în condițiile legii, următoarelor categorii de destinatari:

11.1 Personal și colaboratori autorizați

Persoane implicate în administrarea Platformei, verificarea documentelor, asistența utilizatorilor, securitate și soluționarea incidentelor.

11.2 Alți utilizatori ai Platformei

Numai pentru informațiile accesibile prin funcționalitățile Platformei sau comunicate în cadrul interacțiunilor profesionale.

11.3 Furnizori de servicii

Furnizorii utilizați pentru operarea Platformei, inclusiv:

• SmartBill, pentru facturare;
• Google, pentru serviciile de e-mail, Google Analytics și Google reCAPTCHA;
• Resend, pentru e-mailuri tranzacționale;
• furnizori de găzduire, infrastructură IT, mentenanță și securitate.

Rolul juridic al fiecărui furnizor poate varia în funcție de serviciul furnizat și de condițiile contractuale aplicabile.

11.4 Consultanți și autorități

Consultanți juridici, contabili, auditori, instanțe judecătorești, autorități publice și alte entități, atunci când comunicarea este necesară și permisă de lege.

M&R Freight Market nu comercializează datele cu caracter personal ale utilizatorilor către terți.

Utilizarea unor furnizori internaționali de servicii tehnologice poate implica transferul sau accesarea unor date cu caracter personal din afara Spațiului Economic European.

Atunci când asemenea transferuri au loc, M&R Freight Market urmărește respectarea cerințelor prevăzute de capitolul V din GDPR.

În funcție de transferul concret, pot fi aplicabile decizii de adecvare ale Comisiei Europene, clauze contractuale standard sau alte mecanisme și garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

Persoanele vizate pot solicita informații suplimentare privind transferurile internaționale aplicabile datelor lor și garanțiile utilizate, prin contactarea Societății la adresa de e-mail indicată în prezenta Politică.

M&R Freight Market păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate, pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime, în condițiile legislației aplicabile.

Perioadele de păstrare sunt stabilite în funcție de natura datelor, scopul prelucrării și obligațiile legale aplicabile.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care continuarea păstrării este permisă ori impusă de lege.

Ștergerea contului nu determină automat ștergerea imediată a tuturor datelor asociate, atunci când anumite informații trebuie păstrate pentru obligații legale, prevenirea fraudei, soluționarea litigiilor sau apărarea unor drepturi.

Societatea urmărește stabilirea și aplicarea unor reguli interne de păstrare și ștergere, adaptate categoriilor de date prelucrate.

Anumite date sunt necesare pentru crearea contului, verificarea companiei, furnizarea serviciilor sau îndeplinirea obligațiilor legale.

În lipsa acestora, este posibil să nu putem aproba înregistrarea, verifica eligibilitatea companiei, activa abonamentul sau furniza anumite funcționalități.

Alte date pot fi furnizate opțional, în funcție de serviciile și funcționalitățile disponibile.

Solicitarea unor documente suplimentare depinde de necesitatea concretă a verificării și de circumstanțele fiecărui caz.

M&R Freight Market urmărește protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii neautorizate.

În acest scop, Societatea aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării.

Accesul la documentele de verificare, mesajele private și informațiile privind incidentele este limitat la persoanele autorizate care au nevoie de aceste date pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

Niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, Societatea va evalua incidentul și va efectua notificările impuse de legislația aplicabilă, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

În condițiile și limitele prevăzute de GDPR, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces la datele personale și la informațiile privind prelucrarea acestora;
• Dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• Dreptul la ștergere, în situațiile prevăzute de lege;
• Dreptul la restricționarea prelucrării;
• Dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• Dreptul la opoziție față de anumite prelucrări, inclusiv cele bazate pe interes legitim;
• Dreptul de retragere a consimțământului, în orice moment, pentru prelucrările bazate pe acesta;
• Drepturile privind deciziile individuale automatizate, în situațiile prevăzute de articolul 22 din GDPR;
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

Exercitarea acestor drepturi poate fi supusă condițiilor și excepțiilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice întrebare privind datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:

support@mr-freightmarket.com

Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de GDPR, de regulă în cel mult o lună de la primirea acestora.

În situațiile prevăzute de lege, termenul poate fi prelungit, cu informarea persoanei vizate.

Atunci când există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare necesare confirmării identității.

Persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website: www.dataprotection.ro

Platforma utilizează mecanisme automate pentru protejarea conturilor și formularelor, inclusiv Google reCAPTCHA v3.

Aceste mecanisme pot analiza informații tehnice și interacțiuni pentru identificarea unor activități care prezintă riscuri de utilizare abuzivă.

În anumite situații, evaluarea automată poate influența acceptarea unei acțiuni tehnice, precum transmiterea unui formular sau autentificarea.

Potrivit informațiilor disponibile la data redactării prezentei Politici, nu este confirmată utilizarea unor sisteme de luare a deciziilor exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra persoanelor fizice sau să le afecteze într-un mod similar semnificativ, în sensul articolului 22 din GDPR.

Dacă asemenea mecanisme vor fi introduse, Societatea va furniza informațiile suplimentare impuse de lege.

M&R Freight Market poate modifica prezenta Politică pentru a reflecta schimbări privind serviciile, funcționalitățile Platformei, furnizorii implicați sau cerințele legale aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Platformă, împreună cu data ultimei actualizări.

Atunci când modificările impun informări suplimentare sau obținerea consimțământului, vor fi aplicate măsurile necesare potrivit legislației.

Pentru orice întrebare referitoare la prezenta Politică de Confidențialitate sau la prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la:

M&R Freight Market SRL

E-mail: support@mr-freightmarket.com